1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest aveneo Dawid Morzyński, ul. Dmowskiego 124/2, 60-124 Poznań, NIP: 7792268011 (dalej „Administrator” lub „aveneo”). Kontakt w sprawach danych: aveneo@aveneo.pl.
2. Zakres — administrator vs podmiot przetwarzający
Niniejsza Polityka dotyczy danych, których aveneo jest administratorem: danych Użytkowników Strefy klienta oraz osób kontaktujących się z aveneo przez formularze opisane w pkt 3. Pojęcia pisane wielką literą (m.in. KRKN, Klient, Konto, Strefa klienta, Oferta, Czujka) mają znaczenie nadane im w Regulaminie serwisu KRKN.
Jeżeli w ramach monitoringu skonfigurowanego przez Klienta dochodzi do przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Klient, aveneo działa jako podmiot przetwarzający — na podstawie odrębnych ustaleń zgodnych z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, a administratorem pozostaje Klient. KRKN monitoruje dostępność i co do zasady nie wymaga umieszczania w konfiguracji danych osobowych osób trzecich.
3. Formularze na stronie (kontakt, wycena, segmenty)
Serwis KRKN udostępnia formularz kontaktowy (/kontakt), kwestionariusz wyceny (/wycena) oraz formularze zgłoszeniowe na stronach /dla-ecommerce, /dla-saas i /dla-agencji. Poniżej zasady przetwarzania danych podanych w tych formularzach.
- Zakres danych — imię, adres e-mail, opcjonalnie telefon i nazwa firmy, treść wiadomości oraz — w kwestionariuszu wyceny — odpowiedzi dotyczące monitorowanej infrastruktury (m.in. liczba serwerów i usług, obecnie używane narzędzia, oczekiwane kanały alertów i czas reakcji).
- Cel przetwarzania — udzielenie odpowiedzi na zgłoszenie oraz przygotowanie indywidualnej Oferty monitoringu i opieki.
- Podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed ewentualnym zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora — udzielenie odpowiedzi i przygotowanie Oferty).
- Okres przechowywania — do zakończenia korespondencji ofertowej lub kontaktowej; jeżeli w jej wyniku zostanie zawarta Umowa, dane są dalej przetwarzane zgodnie z pkt 4.
- Brak profilowania — dane z formularzy nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego profilowania ani do celów marketingowych; zgłoszenie trafia bezpośrednio do zespołu aveneo i służy wyłącznie do przygotowania odpowiedzi lub Oferty.
- Formularze zabezpiecza mechanizm wykrywania zgłoszeń automatycznych (honeypot) oraz limit liczby zgłoszeń z jednego adresu IP w jednostce czasu. Dane techniczne związane z tym mechanizmem (adres IP, znacznik czasu zgłoszenia) przetwarzane są w celu ochrony przed nadużyciami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, i przechowywane krótkoterminowo.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Prowadzenie Konta i świadczenie Usługi w Strefie klienta | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie Umowy) | Czas trwania Umowy i dostępu do KRKN |
| Obsługa zgłoszeń i formularzy (kontakt, wycena, segmenty) — szczegóły w pkt 3 | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f | Do zakończenia korespondencji ofertowej lub kontaktowej |
| Rozpatrywanie reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c | Do przedawnienia roszczeń |
| Rozliczenia i dokumentacja księgowa | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | Okres wymagany przepisami podatkowo-księgowymi |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | Do przedawnienia roszczeń |
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane zaufanym podmiotom wspierającym działanie KRKN i realizację Usługi, w zakresie niezbędnym, w szczególności:
- dostawcy hostingu i infrastruktury IT, na której działa platforma,
- dostawcy poczty elektronicznej (wysyłka Powiadomień i korespondencji),
- dostawca bramki SMS (gdy Powiadomienia SMS są używane),
- dostawca narzędzia analitycznego, gdy analityka jest włączona (pkt 11),
- podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
aveneo dobiera dostawców i konfigurację tak, aby ograniczyć zakres przetwarzanych danych do niezbędnego minimum.
6. Przekazywanie poza EOG
Jeżeli którykolwiek z odbiorców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji o adekwatności Komisji Europejskiej lub standardowych klauzul umownych (SCC), z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z Konta i Usługi oraz do uzyskania odpowiedzi lub Oferty w związku z formularzem opisanym w pkt 3; brak podania uniemożliwia świadczenie Usługi lub udzielenie odpowiedzi.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, ani profilowaniu do celów marketingowych. Dane podane w formularzach opisanych w pkt 3 służą wyłącznie do przygotowania odpowiedzi lub Oferty.
10. Pliki cookies
KRKN wykorzystuje pliki cookies niezbędne do działania Usługi — utrzymania sesji, logowania i bezpieczeństwa. Ich stosowanie nie wymaga odrębnej zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia usługi na żądanie Użytkownika.
Jeśli w danym środowisku serwisu włączona jest analityka Google (patrz pkt 11), serwis zapisuje dodatkowo pliki cookies analityczne Google Analytics 4. Cookies niezbędne można ograniczyć w ustawieniach przeglądarki, co może jednak uniemożliwić zalogowanie i korzystanie ze Strefy klienta.
11. Analityka (Google Analytics 4)
Jeśli włączona jest analityka Google (Google Analytics 4) — Administrator steruje tym ustawieniem środowiskowym, więc na danym środowisku serwisu może być ona wyłączona — KRKN korzysta z narzędzia dostarczanego przez Google Ireland Limited w celu analizy ruchu na stronie (odwiedzane podstrony) oraz pomiaru zdarzeń związanych z formularzami i treścią (np. rozwinięcie pytania FAQ, wysłanie zgłoszenia), aby ocenić skuteczność serwisu i go rozwijać.
Podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w analizie ruchu i skuteczności serwisu) albo zgoda Użytkownika, jeżeli obowiązujące przepisy tego wymagają.
Odbiorca — Google Ireland Limited; dane mogą być przekazywane poza EOG zgodnie z pkt 6.
Okres przechowywania — zgodnie z ustawieniami retencji danych skonfigurowanymi przez Administratora w Google Analytics.
Gdy analityka jest wyłączona (brak zmiennej środowiskowej), Google Analytics nie jest ładowany i serwis nie zapisuje związanych z nim plików cookies. Niezależnie od ustawień Administratora Użytkownik może ograniczyć śledzenie GA dodatkiem Google Analytics Opt-out albo ustawieniami przeglądarki blokującymi skrypty podmiotów trzecich.
12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych adekwatną do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji oraz zasadę minimalizacji danych.
13. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana; nowa wersja publikowana jest w serwisie wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany komunikowane są Klientom.